5 conseils pour repérer les réunions à éviter

Parce qu’avoir un agenda surchargé en réunions ne doit plus être synonyme de responsabilités importantes

Avec le développement du travail à distance, organiser des réunions virtuelles n’a jamais été aussi facile. Il suffit littéralement de quelques clics pour remplir son agenda.

Par conséquent, pour de nombreuses entreprises, le nombre de réunions a considérablement augmenté.

De nouvelles réunions, ou points de contact, sont apparues avec pour ambition initiale la compensation des réunions en présentiel.

Les points de contact tels que le « café virtuel », la « réunion du lundi matin » ou la « réunion du vendredi après-midi » sont conçus pour permettre au manager de se faire une idée de la motivation des troupes, de garder le contact, de maintenir l’esprit d’équipe, etc.

Cependant, « l’enfer est pavé de bonnes intentions » et le risque d’être « occupé » au lieu d’être « efficace » est plus important que jamais.

Idéalement, le retour sur investissement des réunions doit toujours être évalué et comparé à leurs coûts.

Voyons cela de plus près:

les coûts évidents (ou réels) : définis comme le (salaire horaire de chaque participant) x (nombre d’heures) + (coût des locaux accueillant la réunion).

– et les coûts cachés : l’activité (et/ou le chiffre d’affaires) que les participants auraient pu générer au lieu d’assister à la réunion, par exemple en passant du temps avec les clients et leurs équipes, en élaborant et en mettant en œuvre des stratégies, en travaillant sur des plans d’amélioration et autres activités précieuses.

L’addition de ces deux coûts doit être prise en compte lors de l’organisation de réunions, surtout lorsqu’il s’agit d’événements récurrents.

Donc, si vous ne voulez pas que votre semaine de travail se transforme en un flux continu de réunions, la première chose à laquelle vous devriez vous attacher est « Pourquoi devrais-je accepter une invitation à une réunion ? ».

Ou dit autrement : « Une de mes priorités devrait être de repérer et d’éviter les réunions inutiles« .

C’est ce qui nous intéresse ici.

Voici cinq conseils pour repérer les réunions que vous pourriez éviter, ou du moins vous demander si vous devez y participer :

1️⃣ La question la plus évidente : pourquoi une réunion est-elle nécessaire ?

Une réunion ne doit avoir lieu que s’il n’y a pas d’alternatives comme la diffusion de mémos ou de documents nécessitant une contribution écrite.  

2️⃣ Pas d’ordre du jour

L’absence d’ordre du jour signifie que les objectifs ne sont pas clairs. Pourquoi assister à une réunion si vous ne savez pas à quoi vous attendre ?

Remarque : l’ordre du jour peut être oral plutôt qu’écrit, simple plutôt que très détaillé, mais son absence devrait conduire à un refus ou, au minimum, à une demande d’informations complémentaires.

3️⃣ Le but de la réunion est de lire un document que j’aurais pu lire à un autre moment

Au cours de la réunion, l’accent doit être mis sur la création d’une discussion interactive (questions, conclusions, débat) sur le document en question, ce qui permet de tirer le meilleur parti des participants et de leur présence, par opposition à la découverte du document pendant la réunion, ce qui transforme cette réunion en cours magistral.

4️⃣ La raison pour laquelle je dois participer en personne n’est pas claire

Suis-je vraiment nécessaire ? Quel est mon rôle pendant la réunion ? Puis-je déléguer ?

5️⃣ Je pourrais lire les minutes au lieu d’assister à la réunion

Si passer dix minutes à lire le compte-rendu équivaut à passer deux heures en réunion, alors le choix est facile.

Ce qui précède n’est que la première partie des conseils qui vous aideront à répondre à la question « Dois-je assister à une réunion ? ».

La deuxième partie de l’équation consiste à répondre à la question suivante : « Comment vos réunions peuvent-elles être plus efficaces ? ».

A suivre……

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